Stéttarfélög og persónuvernd

Um hverja vinna stéttarfélög persónuupplýsingar?

Verkalýðsfélög vinna með og varðveita ýmis konar persónuupplýsingar. Að meginstefnu vinna stéttarfélög með upplýsingar um félagsmenn, hvort sem þeir eru eða voru í viðkomandi félagi. Hjá stéttarfélögum starfa einnig starfsmenn og sem atvinnurekendur varðveita þau að auki upplýsingar um þá. Þó kunna stéttarfélög að vinna með persónuupplýsingar þeirra sem hvorki eru félagsmenn né starfsmenn í viðkomandi félagi. T.a.m. gerir b. liður 1. mgr. 7. gr. laga nr. 97/2002, um atvinnuréttindi útlendinga, ráð fyrir því að umsögn stéttarfélags eða landssambands launafólks í hlutaðeigandi starfsgrein liggi fyrir vegna umsóknar útlendings um atvinnuleyfi. Skrá stéttarfélög iðulega þessar upplýsingar.

Hvaða vinnsla á sér stað?

Vinnsla persónuupplýsinga hjá stéttarfélögum getur verið fjölbreytt og fer m.a. eftir félaginu og stærð þess. Almennt séð vinna stéttarfélög með upplýsingar um félagsmenn sína, m.a. hverjir þeir eru og aðrar upplýsingar sem auðkenna þá, upphæð iðgjalda félagsmanna og hver atvinnurekandi félagsmanns er, hvort að félagsmaður hafi sótt um styrki eða sjúkradagpeninga hjá félaginu og upphæð þeirra greiðslna, hvort félagsmaður hafi leitað til félagsins vegna kjaramáls og upplýsingar í tengslum við það, o.s.frv. Verður að telja að þessar upplýsingar séu hvað fyrirferðamestar hjá stéttarfélögum vegna eðli starfsemi þeirra. Yfirleitt á sér stað skráning þessara upplýsinga út frá gögnum sem stéttarfélagið móttekur og í kjölfarið varðveisla þeirra. Þá kann að vera nauðsynlegt fyrir starfsmann stéttarfélags að fletta upp upplýsingunum á einhverjum tímapunkti t.a.m. til þess að staðhæfa félagsaðild, greiðslu styrkja eða dagpeninga. Þá á almennt sér stað eðlileg vinnsla persónuupplýsinga um starfsmenn stéttarfélags og annarra sem koma að rekstri þess, t.d. vinnsla í sambandi við launagreiðslur og birting á nöfnum og ljósmyndum af starfsfólki á heimasíðu félagsins. 

Hver er tilgangur vinnslu stéttarfélaga?

Tilgangur stéttarfélaga með vinnslu persónuupplýsinga er fyrst og fremst að gæta hagsmuna félagsmanna sinna og veita félagsmönnum sínum þjónustu að ýmsu tagi – þá  aðallega varðandi kjaramál eða í sambandi við hina ýmsu sjóði félagsins. Þar að auki kann vinnsla persónuupplýsinga einnig að tengjast fullnustu lagaskyldu. Til viðbótar á sér stað vinnsla persónuupplýsinga í sambandi við eðlilegan rekstur stéttarfélaga, t.a.m. í tengslum við starfsmannahald, öryggi á vinnustaðnum o.s.frv.

Á hvaða lagaheimildum er byggt?

Þótt vinnsla persónuupplýsinga hjá stéttarfélögum sé margbrotin og þar með grundvallast á ólíkum vinnsluheimildum, er almennt séð talið að sú vinnsla byggist aðallega á tveimur heimildum: Í fyrsta lagi samþykki og í öðru lagi lagaskyldu.

Óski félagsmaður t.d. eftir aðstoð félagsins í kjaramáli er upplýsingasöfnun háð frumkvæði félagsmannsins og því afhending á þeim til fulltrúa stéttarfélagsins byggt á samþykki félagsmannsins sjálfs.

Sem dæmi um lagaskyldu má nefna að í 6. gr. laga nr. 55/1980, um starfskjör launafólks og skyldutryggingu lífeyrissréttinda, segir að öllum atvinnurekendum sé skylt að greiða í fræðslusjóði atvinnulífsins sem og sjúkrasjóði og orlofssjóði viðkomandi stéttarfélaga iðgjöld þau, sem aðildarsamtök vinnumarkaðarins semja um hverju sinni og samkvæmt þeim reglum, sem kjarasamningar greina. Þá segir jafnframt að atvinnurekanda sé skylt að halda eftir af launum starfsmanns iðgjaldi hans til viðkomandi stéttarfélags samkvæmt þeim reglum, sem kjarasamningar greina. Þýðir þetta ekki einungis að atvinnurekendur eru skyldugir til þess að greiða tiltekin gjöld í sjóði stéttarfélaga heldur líka að stéttarfélögin þurfi að taka á móti umræddum gjöldum og þar með vinna persónuupplýsingar um launamanninn.

Þá geta aðrar vinnsluheimildir einnig komið til greina. Viss vinnsla kann að styðjast við 5. tölul. 9. gr. persónuverndarlaga, þ.e. að það sé vinnsla sem sé nauðsynleg vegna verks sem er unnið í þágu almannahagsmuna. Einnig gæti ákveðin vinnsla byggst á því að hún sé nauðsynleg vegna lögmætra hagsmuna sem stéttarfélagið gætir nema hagsmunir eða grundvallarréttindi og frelsi hins skráða sem krefjast verndar persónuupplýsinga vegi þyngra, sbr. 6. tölul. 9. gr. laganna.

Ef um er að ræða viðkvæmar persónuupplýsingar koma nokkrar aðrar vinnsluheimildir til greina til viðbótar þeirra sem hafa þegar verið nefndar. Helst má nefna 4. tölul. 11. gr. persónuverndarlaga sem heimilar m.a. vinnslu samtaka sem starfa með stéttarfélagsleg markmið að leiðarljósi, enda nái vinnslan einungis til félagsmanna eða fyrrum félagsmanna eða einstaklinga sem eru í reglulegu sambandi við stéttarfélagið í tengslum við tilgang þess.

Hverjir eru vinnsluaðilar stéttarfélaga?

Vinnsluaðilar stéttarfélagar geta verið ólíkir aðilar og tengjast ýmist rekstri félagsins eða þjónustu sem félagið veitir. T.d. er eðilegt að stéttarfélög leiti til annarra vinnsluaðila til þess að hýsa og sjá um heimasíðu félagsins, félagakerfi og tölvukerfi.