I. Kafli – Bókhald og áætlanagerð

1. gr. Skilgreiningar

Aðildarsamtök: Í reglugerð þessari merkir hugtakið aðildarsamtök, landssambönd, öll félög einstakra sambanda og félög með beina aðild að ASÍ Hugtakið aðildarfélög merkir öll félög einstakra sambanda og félög með beina aðild. 

Rekstrargrunnur: Samkvæmt rekstrargrunnsreglu eru gjöld færð þegar til þeirra er stofnað, hvort sem þau hafa verið greidd eða ekki. Með hliðstæðum hætti eru tekjur færðar þegar til þeirra er unnið, hvort sem þær hafa verið innheimtar eða ekki. Með rekstrargrunnsreglu fæst betri mæling á afkomu en þegar miðað er við innheimtu tekna og útborganir gjalda. Hið sama gildir um mælingu á efnahag og skýrari mynd fæst af eignum og skuldum. 

Rekstrareining: Bókhaldslega aðskilinn þáttur í starfsemi og rekstri hvort sem um er að ræða fjárhagslega sjálfstæða einingu eða ekki. 

Starfsdeild: Starfsleg eining innan rekstrareiningar sem sinnir sérstökum verkefnum. 

Stofnanir aðildarsamtakanna: Rekstrareiningar sem lúta sérstakri stjórn eða hafa sér lög / reglugerð um starfsemi sína.

Þjónustueining: Rekstrareining sem að hluta eða öllu leyti er fjármögnuð með sértekjum eða þjónustugjöldum (svo sem sameiginleg þjónustuskrifstofa) skal hafa aðskilinn rekstrarreikning.[1]

Fyrirtæki aðildarsamtakanna: Fjárhagslega sjálfstæðar rekstrareiningar sem falla undir skilgreiningu sem rekstraraðili samkvæmt lögum um bókhald, nú lög nr. 145/1994 eða lögum um hlutafélög, nú lög nr. 2/1995.

Samstæða: Samanlagðir ársreikningar allra sjóða og fyrirtækja er viðkomandi aðildarsamtök eiga aðild að, þar sem innbyrðis staða og millivelta hafa verið nettuð út en sýnd í millireikningi.

Stofnverð: Kostnaðarverð mannvirkja og annarra varanlegra rekstrarfjármuna. 

2. gr. Uppbygging ársreikninga

Aðildarsamtök ASÍ færa bókhald samkvæmt lögum um bókhald eins og þau eru á hverjum tíma, nú lög nr. 145/1994. 

Þau byggja upp bókhald og ganga frá ársreikningi samkvæmt rekstrargrunnsreglu fyrir hvert reikningsár og lögum um ársreikninga eins og þau eru á hverjum tíma, nú nr. 3/2006 og reglugerð um framsetningu og innihald ársreikninga og samstæðureikninga, eftir því sem við á.

3. gr. Bókhald aðildarsamtakanna, skyldra aðila og fyrirtækja

Aðildarsamtökin og allar skilgreindar rekstrareiningar, stofnanir, og fyrirtæki þeirra, hér eftir nefnd félögin, eiga að haga bókhaldi sínu á skýran og aðgengilegan hátt.

4. gr. Flokkun og greining í bókhaldi

Flokka skal og greina tekjur og gjöld, eignir og skuldir í bókhaldi, þannig að upplýsingar úr því séu í samræmi við reglugerð þessa og tilvitnuð lög.

5. gr. Skipting á beinum rekstrarkostnaði

Í bókhaldi á að leggja áherslu á að leiða fram beinan rekstrarkostnað einstakra rekstrareininga á reikningsárinu.

Gera ber reikninga fyrir hlutdeild í sannanlegum beinum rekstrarkostnaði svo og vöru og þjónustu, sem einstakar rekstrareiningar fá frá öðrum rekstrareiningum. Reikningar þessir eiga ekki að nema hærri fjárhæð en sem nemur sannanlegum kostnaði vegna viðkomandi rekstrarþáttar og þeir eiga að vera færðir í bókhaldi viðkomandi rekstrareiningar.

6. gr. Skipting á sameiginlegum rekstrarkostnaði

Sameiginlegan rekstrarkostnað, þ.e. kostnað sem ekki telst til beins rekstrarkostnaðar einstakra rekstrareininga, á að færa á sérstakan málaflokk í bókhaldi þeirra. Til frádráttar á sama málaflokk á að færa reikninga sem gerðir eru vegna hlutdeildar rekstrareininga með sjálfstætt reikningshald í sameiginlegum rekstrarkostnaði. Reikningar þessir eiga ekki að vera hærri en sem nemur sannanlegu kostnaðarverði og þeir eiga að færast í bókhaldi viðkomandi rekstrareiningar.

7. gr. Rekstur þjónustueininga

Bókhald á að leiða fram með glöggum hætti tekjur og gjöld þeirra rekstrareininga sem fjármagnaðar eru af sérgreindum tekjum eða með þjónustugjöldum. Sérstaklega ber að gæta þess að tekjur af þjónustugjöldum reynist ekki umfram heildarkostnað rekstrareininga, þegar til lengri tíma er litið.

8. gr. Eignaskrá

Til að halda utan um rekstrarfjármuni ber að halda sérstaka skrá um þá hluti sem ekki eru færðir meðal eigna í bókhaldi. Eignaskráin skoðast sem hluti af bókhaldsgögnum.

9. gr. Ábyrgða- og skuldbindingaskrá

Til að hafa heildaryfirsýn yfir allar fjárhagsábyrgðir og þær skuldbindingar sem teknar hafa verið samkvæmt lögum og eigin reglum  og ekki eru færðar meðal skulda í bókhaldi, ber að skrá þær sérstaklega um leið og þær hafa verið samþykktar. Í skránni á að koma fram hvenær stofnað var til viðkomandi ábyrgðar eða skuldbindingar, í hve langan tíma og hverjum hún er veitt. Þegar ábyrgð eða skuldbindingu lýkur, skal það fært í viðkomandi skrá. Skrá þessi skoðast sem hluti af bókhaldsgögnum og hana ber að tilgreina í reikningum. 

10. gr. Fjárhagsáætlun

Í fjárhagsáætlun er gert ráð fyrir að fram komi allir helstu tekju- og rekstrarliðir og að henni sé hagað á þann hátt, að hún gefi glögga mynd af áformum um tekjur, rekstur, framkvæmdir og efnahag. Þannig framsett fjárhagsáætlun er meginregla um tekjuöflun, ráðstöfun fjármuna og fjármálastjórn í heild á viðkomandi reikningsári.

Ef samþykkt er að gerð skuli og lögð fram fjárhagsáætlun skal hún lögð fyrir stjórn til samþykktar árlega.

Fjárhagsáætlun miðist við annað af tvennu, starfsár stjórnar eða reikningsár og er hún þannig uppsett og unnin, að gerð er sérstök áætlun fyrir hverja rekstrareiningu fyrir sig, sem síðan er dregin saman í eina megináætlun.

Haga skal áætlanagerð þann hátt, að hún gefi glögga mynd af áætluðum iðgjaldatekjum, rekstrarkostnaði og framkvæmdum sem áætlað er að fara í á því tímabili sem áætlunin nær til.

Við gerð fjárhagsáætlunar ber að hafa hliðsjón af fjárhagslegri stöðu í heild þ.m.t. allra rekstrareininga og fyrirtækja. Stjórn ber að gæta þess svo sem kostur er að heildarútgjöld hverrar rekstrareiningar fyrir sig fari ekki fram úr heildartekjum hennar. Form fjárhagsáætlunar sé í samræmi við form ársreiknings.

11. gr. Fjárfestingarstefna

Móta skal fjárfestingarstefnu í heild eða fyrir einstakar rekstrareiningar, skal hún lögð fram í stjórn til samþykktar árlega og til kynningar á aðalfundi. Fjárfestingarstefnan byggi á lögum félagsins og taki mið af þeim kjörum sem best eru boðin á hverjum tíma, með tilliti til ávöxtunar og áhættu. 

Við mótun fjárfestingu bera huga sérstaklega að því  að breyta megi fjárfestingum í laust fé á tiltölulega skömmum tíma gerist þess þörf.

Góð og traust fjárfestingarstefna byggist m.a. á því:

  • að skuldabréf séu stöðluð og tryggð með veði í fasteign að hámarki 65% af metnu markaðsvirði, nema þegar um er að ræða sérhæft atvinnuhúsnæði. Þá er æskilegt hámark 35%. Þessi regla á hins vegar ekki við um félög sem stofnuð eru utan um ákveðna þætti í starfsemi aðildarsamtaka.
  • að við fjárfestingu í hlutabréfum fyrirtækja  séu sett mörk á það hversu mikið af heildar eign félags megi vera í hlutabréfum. Hlutabréf í óskráðum fyrirtækjum ættu t.d. aldrei nema hærri upphæð en sem nemur 15% af heildareign í hlutabréfum. Einnig er æskilegt að hámark sé sett á eignarhluta í einstökum hlutafélögum. Þessi regla á hins vegar ekki við um félög sem stofnuð eru utan um ákveðna þætti í starfsemi aðildarsamtaka.
  • að við fjárfestingu í hlutdeildarskírteinum verðbréfasjóða sé hún miðuð við þær takmarkanir sem hér að framan eru tilgreindar og í samræmi við heildarfjárfestingarstefnu á hverjum tíma.

[1] Tilgangur þessa ákvæðis er að gerð sé skýr grein fyrir rekstri (tekjum og gjöldum) þjónustueininga sem ákvæðið tekur til. Ákvæðið á ekki við um að gerður sé sérstakur endurskoðaður ársreikningur vegna þeirra og rekstraryfirlit í skýringum gæti dugað til. 

Efnisyfirlit

Var efnið hjálplegt?