Taka orlofs

Ákvörðun um orlof 

Samkvæmt orlofslögum nr. 30/1987 skal veita orlof á tímabilinu frá 2. maí til 15. september. Í 5. gr. laganna segir að atvinnurekandi ákveði í samráði við launþega hvenær orlof skuli veitt. Hann skal verða við óskum launþega um hvenær orlof skuli veitt að svo miklu leyti sem unnt er vegna starfseminnar. Að lokinni könnun á vilja launþegans skal atvinnurekandi tilkynna, svo fljótt sem unnt er og í síðasta lagi mánuði fyrir byrjun orlofs, hvenær orlof skuli hefjast, nema sérstakar ástæður hamli.   

Í samráði við starfsmann 
Með samráði á að tryggja að sem best sátt sé um það hvenær starfsmaður fari í orlof. Samráð þýðir þó ekki að náðst hafi samkomulag. Vinnuveitandi á að kanna hverjar eru óskir starfsmanna og tilkynna síðan eins fljótt og unnt er hvenær orlof skuli hefjast en það er vinnuveitandinn sem hefur endanlegt úrskurðarvald um töku orlofs.         

Ákvörðun byggir á starfsemi fyrirtækisins        
Við ákvörðun atvinnurekanda um það hvenær orlof skuli veitt segir að hann skuli verða við óskum launþega að svo miklu leyti sem unnt er vegna starfseminnar. Því verða rekstrarlegar ástæður að liggja að baki ákvörðun atvinnurekanda.    
          
Fyrirtæki lokar í orlofi 
Atvinnurekanda er heimilt að loka fyrirtæki á meðan starfsmenn eru í orlofi. Þegar þannig stendur á geta þeir starfsmenn, sem ekki eiga rétt á fullu orlofi, ekki krafist launa eða orlofslauna fyrir þá daga sem á vantar. Um þetta fjallar 9. gr. orlofslaga. Spurningar hafa vaknað um fyrirvara á orlofslokun. Þá ber atvinnurekanda að fara eftir reglunni í 5. gr. og tilkynna slíkt með a.m.k. eins mánaðar fyrirvara.
 
Æskilegt er að þessi ákvörðun liggi fyrir eigi síðar en 1. apríl svo hún nái til allra starfsmanna. Að öðrum kosti eiga þeir sem hafa þegar nýtt sér áunninn orlofsrétt sinn í samræmi við 4. og 5. grein orlofslaganna hugsanlega rétt á launum þann tíma sem starfsemin liggur niðri.         
 
Orlof tekið utan orlofstímabils 
Svo sem áður var komið fram skal veita orlof samkvæmt orlofslögum á tímabilinu frá 2. maí til 15. september. 

Ef atvinnurekandi óskar eftir tilfærslu á hluta orlofs yfir á vetrartímabil þurfa sérstakar rekstrarástæður að vera til staðar. Þar sem það er meginregla að orlof skuli veita að sumrinu eru settar ákveðnar skorður við slíkum tilflutningi. Þessi tilfærsla má samkvæmt lögunum aldrei vera meiri en svo að starfsmaður fái 14 daga orlof á sumarorlofstíma. Um nánari útfærslu er í lögunum vísað til kjarasamninga. 
  
Í síldveiðum og landbúnaði má flytja helming orlofsins af orlofstímabili yfir á vetrartímabil, sbr. 2. mgr. 4. gr. Um þá sem eiga lágmarksorlof er þetta flutningur á 12 dögum.

Að ósk atvinnurekanda
Óski atvinnurekandi eftir flutningi á hluta orlofs yfir á vetrartímabil skal sá hluti orlofs starfsmanns með lágmarksorlof lengjast um 1/4. Þannig á maður sem að ósk atvinnurekanda flytur 8 daga af orlofi sínu fram til október rétt á 10 daga orlofi þá.      

Vegna óska starfsmanns 
Aðilar geta með samkomulagi vikið frá reglum orlofslaganna um orlofstöku. Um það verður að vera samkomulag og báðir aðilar að fallast á þær breytingar. Orlofi skal þó alltaf lokið fyrir lok orlofsársins. Samkvæmt þessu er ekki hægt að semja um flutning orlofs milli orlofsára. Við framkvæmd þessara reglna er rétt að hafa í huga ákvæði orlofslaganna um lágmarksrétt og að samningar sem skerða rétt launamanns eru ógildir.      

Vegna veikinda 
Í 6. gr. orlofslaga er undantekning á þeirri reglu að starfsmenn megi ekki flytja orlofsrétt á milli ára. Þar er kveðið á um það að geti starfsmaður ekki vegna veikinda farið í orlof á þeim tíma sem vinnuveitandi ákveður skv. 5. gr. skuli hann sanna forföll sín með læknisvottorði. Geti starfsmaður þá krafist orlofs á öðrum tímum en þó eins fljótt og unnt er eftir að veikindum líkur.

Sérákvæði um opinbera starfsmenn 
Í kjarasamningum félaga innan BSRB segir að sé orlof eða hluti þess tekið eftir að sumarorlofstímabili lýkur skuli sá hluti orlofsins lengjast um 1/4. Sama gildi um sumarleyfi, sem tekið er fyrir sumarorlofstímabil, samkvæmt beiðni stofnunar. Sjá nánari upplýsingar á heimasíðu BSRB.

Skattskil á orlofsgreiðslum

Sköttum á að skila af orlofslaunum eins og öðrum launum. Venjulega er það gert þegar launagreiðandi greiðir launamanni orlofslaunin, annað hvort við upphaf orlofstöku eða á gjalddaga launa meðan launamaður er í fríi. Ef launagreiðandi leggur orlofslaun inn á banka verður hann að reikna staðgreiðsluna á orlofið þegar það er lagt inn. Bankinn sér ekki um að skila sköttum til yfirvalda. Skyldan til þess hvílir á launagreiðandanum. Venjulega er þá orlofið lagt á banka að frádreginni staðgreiðslu skatta. Einnig er heimilt að leggja orlofslaunin óskert inn á banka en taka staðgreiðsluna af launum starfsmannsins. Vextir á orlofslaun sem lögð eru inn á banka bera fjármagnstekjuskatt.

Útborgun orlofslauna

Við upphaf orlofstöku

Samkvæmt 7. gr. orlofslaga nr. 30/1987 ber launagreiðendum að greiða launafólki orlofslaun næsta virkan dag fyrir töku orlofs. Þannig er tryggt að launamaður hafi fengið í hendur orlofsgreiðsluna áður en hann fer í frí. Þessi regla er ekki án undantekninga og eru þær raktar í orlofslögum.

Samkvæmt samningi við banka og sparisjóði
Hafi verið gerður sérstakur þríhliða samningur milli launagreiðanda, stéttarfélags og banka um vörslu orlofs í bankanum greiðir bankinn orlofið út í upphafi orlofstímabils. Það fer eftir ákvæðum samninganna hvenær nákvæmlega orlofið, innstæðan á orlofsreikningunum, er greidd út. Algengt er að samið sé um greiðslu orlofs um miðjan maí eða þegar launamaður hyggst fara í orlof. Þessir samningar ná ýmist til allra orlofslauna fólks eða einungis til orlofs af yfirvinnu.

Orlof greitt í formi mánaðarlauna
Samkvæmt 4.mgr. 7.gr. orlofslaga er heimilt að greiða mánaðarkaupsfólki orlofslaun á sama gjalddaga og reglubundnar launagreiðslur fara fram. Meirihluti starfsmanna sem er á mánaðarlaunum á vinnustað verður þá að hafa samþykkt að orlofslaun greiðist á sama tíma og reglubundnar launagreiðslur. Þá fær fólkið orlofslaunin sín greidd á sama tíma og það fær kaupið sitt venjulega greitt þótt það sé í orlofi.

Dæmi: Maður fer í orlof 15. júní. Þann 1. júlí fær hann laun greidd sem að hluta eru laun vegna vinnu fyrri hluta júní og að hluta orlofslaun. Þann 1. ágúst fær hann aftur greidd laun þótt hann hafi verið í burtu í orlofi meiri hluta júlímánaðar.

Nokkuð hefur borið á því að þetta ákvæði hafi verið misskilið þannig að menn hafi talið að hægt sé að greiða mánaðarkaupsfólki orlofslaun út með öðrum launum jafnóðum allt árið. Slíkt er ekki heimilt og fer gegn markmiðum orlofslaga. Meginregla orlofslaga nr. 30/1987 er sú að orlof skal greiða launamanni þá er hann fer í orlof. Þessi regla hefur verið í lögum um orlof frá upphafi.  Í lögum og greinargerð með fyrstu orlofslögunum sem í gildi gengu 15. maí 1942 sagði: “... (4.gr. 4.mgr.) Kaup fyrir orlofsdagana skulu þeir fá greitt næsta virkan dag áður en orlof hefst.” Í greinargerð segir: “Alþingi [hefur] viðurkennt nauðsyn þess, að vinnandi fólk til sjávar og sveita fái hæfilega hvíld frá störfum vissan tíma í einu með vissu tímabili .... óumdeilda þýðingu hefur það, að fólk fái greitt kaup, meðan það er í orlofi...” Ákvæði laganna frá 1971 og 1987 eru samhljóða hvað þetta varðar. Í 3.mgr. 7.gr. gildandi orlofslaga segir síðan að „Launþega skulu greidd áunnin orlofslaun samkvæmt framanskráðu næsta virkan dag fyrir töku orlofs …. „  Frá þessari meginreglu voru tvær undantekningar. Hin fyrri var í 2.mgr. 6.gr. orlofslaganna og fjallaði um greiðslu orlofs til þeirra sem ekki geta farið í orlof á orlofstíma vegna veikinda. Þessi regla var felld úr gildi með 1.gr. l. 133/2011 og skal nú veita orlof á öðrum tíma en þó eins fljótt og hægt er eftir að veikindum líkur. Hin síðari var og er í 8.gr. orlofslaganna en þar segir að launagreiðandi skuli greiða launamanni út áunnin orlofslaun við slit ráðningarsamnings.

Við starfslok
Við starfslok á launafólk rétt á að fá áunnin orlofslaun sín uppgerð skv. 8. gr. orlofslaga og þarf ekki að bíða til loka orlofsárs eða næsta orlofs eftir greiðslu. Gildir þetta jafnt um skólanemendur og aðra sem hætta störfum hjá vinnuveitanda. Ef gerður hefur verið samningur við banka um vörslu orlofslauna fer það eftir samningnum hvort heimilt er að greiða orlofsinnstæðuna út undir þessum kringumstæðum. Nokkrir bankar hafa þó litið svo á að rétt sé að greiða út innstæður þegar starfslok verða þótt slíkt sé ekki beinlínis tekið fram í samningi.