Orlofslaun

Samkvæmt 1. grein orlofslaganna nr. 30/1987 eiga allir þeir, sem starfa í þjónustu annarra gegn launum, hvort sem þau eru greidd í peningum eða öðrum verðmætum, rétt á orlofi og orlofslaunum. Samkvæmt 7. grein orlofslaganna reiknast orlofslaun að lágmarki 10,17% af heildarlaunum. 

Launahugtakið er ekki skilgreint frekar í orlofslögum en með heildarlaunum er átt við laun greidd í peningum eða öðrum verðmætum. Orlofslaun reiknast þannig af öllum launum, hvort sem um er að ræða föst laun, álög, yfirvinnu, akkorð eða aðrar óreglulegar greiðslur sem teljast til launaliða, svo fremi að ekki sé sérstaklega tekið fram í samningum að orlof sé undanþegið eða innifalið í greiðslu. Sem dæmi má nefna að í ákvæði kjarasamninga um orlofsuppbót er sérstaklega tekið fram að á orlofsuppbót greiðist ekki orlof.

Ágreiningur hefur risið um það hvort einhliða ákvarðaðar greiðslur, sem ekki er fjallað um í kjara- eða ráðningarsamning myndi stofn til útreiknings á orlofslaunum. Tekist var  á um það í HRD 401/2010. Þar var talið að einhliða ákveðinn kaupauki teldist ekki hluti þeirra „heildarlauna“ í skilningi 2.mgr. 7.gr. l. 30/1987 sem reikna bæri orlofslaun af þar sem „greiðslur þessar hafi ekki verið tengdar ráðningar- eða starfskjörum stefnanda með þeim hætti að taka beri tillit til orlofs vegna þeirra á grundvelli 2. mgr. 7. gr. orlofslaga.“

Haldi atvinnurekandi því fram að orlof hafi verið innifalið í launum starfsmanns ber hann sönnunarbyrði fyrir þeirri staðhæfingu sinni.

Útreikningur orlofslauna

Samkvæmt 7. gr. orlofslaga reiknast orlofslaun við hverja launagreiðslu þannig að af heildarlaunum reiknast orlofslaunahlutfall viðkomandi starfsmanns að lágmarki 10,17% miðað við lágmarksorlof. Við hverja launagreiðslu skal finna út hvað starfsmaður hefur áunnið sér mikið orlof með því að umreikna það í orlofsstundir. Þetta er gert með því að reikna út orlofslaunin og deila síðan í þau með dagvinnutímakaupi. Þannig er orlofið í reynd kauptryggt, starfsmaðurinn fær orlof greitt samkvæmt þeim launum sem hann er á þegar hann fer í orlof og eru orlofsstundir fyrir tímabilið 1. maí til 30. apríl árið eftir margfaldaðar með þeim dagvinnulaunum sem þá gilda.   
 
Dæmi: Maður hafði í laun í júní 2006 kr. 150.000 vegna dagvinnu, kr. 20.000 vegna vaktaálags og kr. 20.000 vegna yfirvinnu. Samtals hafði hann í laun í júní kr. 190.000 og 10,17% af þeirri fjárhæð er orlof eða kr. 19,323. Því er breytt í orlofsstundir með því að deila í það með gildandi dagvinnutímakaupi, sem er kr. 850 (upphæðin er hér notuð sem dæmi)  Þannig eru orlofsstundir vegna júní 22.73. Yfir orlofsárið gæti þessi maður hafa áunnið sér samtals 200 orlofsstundir. Þegar hann fer í orlof sumarið 2007 hefur tímakaupið breyst og er orðið kr. 870. Orlofslaun hans verða því 870 x 200 eða kr. 170.000.

Hafa verður í huga að orlofsprósentan getur verið mismunandi eftir kjarasamningum og starfsaldri.



Útreikningur orlofslauna hjá mánaðarkaupsmönnum

Orlofslaun mánaðarkaupsfólks eru oftast reiknuð í orlofsdögum. Greiðast þá tveir dagar fyrir hvern unninn mánuð, samtals 24 dagar á ári. Meðalfjöldi virkra daga í mánuði annarra en laugardaga er 21,67 og er orlof því rúmlega mánuður, 4 vikur og 4 dagar. Við uppgjör orlofs við starfslok er nauðsynlegt að hafa þetta til hliðsjónar. Mánaðarkaupsmaður sem lætur af störfum 31. desember á inni orlof frá 1. maí, eða 16 daga sé miðað við lágmarksorlof. Dagkaupið er fundið út með því að deila 21,67 í mánaðarkaupið og það síðan margfaldað með orlofsdagafjöldanum. Þannig fæst orlofið. 

Þann tíma sem maður er frá vinnu vegna veikinda eða slysa fær hann greitt orlof en sé fráveran án launagreiðslna, hvort sem það er vegna veikinda, slysa, fæðingarorlofs eða sérstaks launalauss leyfis, greiðist orlof ekki.

4.mgr. 7.gr. orlofslaga nr. 30/1987 hefur valdið nokkrum vandræðum við túlkun. Þar segir: „Þrátt fyrir ákvæði 3. mgr. er heimilt að greiða mánaðarkaupsmönnum orlofslaun á sama tíma og reglubundnar launagreiðslur fara fram, enda sé meiri hluti þeirra því samþykkur.“ Í 3. mgr. 7.gr. orlofslaganna er meginreglan sem 4. mgr. 7.gr. er að víkja frá en þar segir: „Launþega skulu greidd áunnin orlofslaun samkvæmt framanskráðu næsta virkan dag fyrir töku orlofs og greiðast þau miðað við dagvinnutímakaup starfsmannsins eins og það er fyrsta dag orlofsins.“ Þeirri túlkun hefur á stundum verið haldið á lofti að skv. þessum ákvæði sé heimilt að greiða mánaðarkaupsmönnum orlof út samhliða launagreiðslum. Sú túlkun er röng. Meginregla orlofslaga nr. 30/1987 er sú að orlof skal greiða launamanni þá er hann fer í orlof. Þessi regla hefur verið í lögum um orlof frá upphafi. Í lögum og greinargerð með fyrstu orlofslögunum sem í gildi gengu 15. maí 1942 sagði: “... (4.gr. 4.mgr.) Kaup fyrir orlofsdagana skulu þeir fá greitt næsta virkan dag áður en orlof hefst.” Í greinargerð segir: “Alþingi [hefur] viðurkennt nauðsyn þess, að vinnandi fólk til sjávar og sveita fái hæfilega hvíld frá störfum vissan tíma í einu með vissu tímabili .... óumdeilda þýðingu hefur það, að fólk fái greitt kaup, meðan það er í orlofi...” Ákvæði laganna frá 1971 og 1987 eru samhljóða hvað þetta varðar. Í 3.mgr. 7.gr. gildandi orlofslaga segir síðan að „Launþega skulu greidd áunnin orlofslaun samkvæmt framanskráðu næsta virkan dag fyrir töku orlofs …. „ Frá þessari meginreglu voru tvær undantekningar. Hin fyrri var í 2.mgr. 6.gr. orlofslaganna og fjallaði um greiðslu orlofs til þeirra sem ekki geta farið í orlof á orlofstíma vegna veikinda. Þessi regla var felld úr gildi með 1.gr. l. 133/2011 og skal nú veita orlof á öðrum tíma en þó eins fljótt og hægt er eftir að veikindum líkur. Hin síðari var og er í 8.gr. orlofslaganna en þar segir að launagreiðandi skuli greiða launamanni út áunnin orlofslaun við slit ráðningarsamnings. 

Þessar reglur eru rétt skýrðar með eftirfarandi hætti.

a. Orlof skal greitt út næsta virkan dag fyrir orlofstöku. Þannig er markmið orlofslaganna um hvíld á launum frá störfum tryggt.

b. Ef meirihluti starfsmanna sem allt er mánaðarkaupsfólk (fólk sem fær greitt  mánaðarkaup  mánaðarlega, eftir á eða fyrirfram) samþykkir má semja um að í stað þess að fá greitt orlof næsta virkan dag fyrir orlofstöku sé orlofið greitt á sama tíma og reglulegar kaupgreiðslur eiga sér stað. Dæmi:  A er mánaðarkaupsmaður og fær laun sín greidd fyrsta virka dag hvers mánaðar eftirá. Hann á eins mánaðar orlof og fer í orlof frá 15.7 til 15.8. Í samræmi við 4. mgr. 7. gr. fær hann þann 1.8 full mánaðarlaun eins og júlí allur hafi verið unninn og aftur full mánaðarlaun þann 1.9 eins og allur ágúst hafi verið unninn. Þetta gerist með þessum hætti í stað þess hann fái í samræmi við 3. mgr. 7.gr. þann 14.7 orlofslaun fyrir 15.7 – 15.8 og síðan þann 1.8 hálf mánaðarlaun vegna júlímánaðar og aftur hálf mánaðarlaun þann 1.9 vegna ágústmánaðar.

c. Loks geta stéttarfélög samið um að í stað þess að orlof sé varðveitt i hendi atvinnurekanda, reiknað skv. 1. mgr. 7.gr. og greitt út skv. 2. mgr. að þá megi greiða það inn sérstaka lokaða orlofsreikninga sem opnast við upphaf orlofstöku.

Sá ennfremur um þetta efni kaflann um orlof innifalið í launum hér neðar á síðunni.

Orlofslaun lögð inn á orlofsreikning

Þótt orlof sé reiknað af launum fólks kemur það ekki til greiðslu fyrr en í upphafi orlofstöku. Þetta eru því áunnin réttindi. Almenna reglan er sú að féð er ekki ávaxtað sérstaklega eða sérgreint í rekstri fyrirtækisins yfir orlofsárið en kemur síðan til greiðslu í upphafi orlofstöku. Í reikningsskilum fyrirtækja er áunnið orlof þó skuldfært um áramót.

Í 7. gr. orlofslaga er kveðið á um að stéttarfélögum sé heimilt að semja um þá tilhögun við einstaka launagreiðendur að orlofslaun séu jafnharðan greidd á sérstaka orlofsreikninga launþega hjá banka eða sparisjóði. Skal í slíkum samningi tryggt að sá aðili sem tekur að sér vörslu orlofslauna geri upp áunnin orlofslaun, þ.e. höfuðstól og vexti, til launþega við upphaf orlofstöku. Þessir þríhliða samningar eru víða gerðir og þykja hafa skilað góðri ávöxtun til launafólks. Stundum ná þeir til greiðslu alls orlofs launafólks en einnig geta þeir verið gerðir einungis vegna orlofs af yfirvinnu starfsmanna. Bankarnir hafa útbúið staðlað form sem yfirleitt er notað.

Skylt er að tilkynna svona þríhliða samninga og ber að senda félagsmálaráðuneytinu þegar í stað eintak og tilkynna ber einnig um slit þeirra. Þegar þríhliða bankasamningur hefur verið gerður ábyrgist bankinn greiðslu orlofs þótt vanskil verði á skilum atvinnurekanda til bankans. Við greiðslu inn á bankareikning hefur atvinnurekandi fullnægt greiðsluskyldu sinni og orlofslaunin eru úr ábyrgð hans og umsjá.

Þegar banki tekur að sér varðveislu orlofs með þessum hætti greiðir hann launamanni orlofið út í kringum 15. maí en það fer eftir ákvæðum hvers samnings fyrir sig hvort sendur er tékki til launamannsins eða honum tilkynnt um að hann eigi ákveðna innstæðu á reikningi í bankanum.

Spurning hefur vaknað um það hvort launagreiðandi megi leggja orlof á banka ef þríhliða samningur er ekki jafnhliða gerður. Það er ekkert sem beinlínis bannar launagreiðanda að leggja orlofslaun starfsfólks síns inn á banka og varðveita þau þar yfir árið. Hans skylda er einungis sú að greiða launamanni orlof í upphafi orlofstöku. Svo framarlega sem orlofslaunagreiðslan er ekki lægri en hún hefði verið með því að margfalda áunna orlofstíma með gildandi tímakaupi í upphafi orlofstöku er atvinnurekanda heimilt að hafa þennan hátt á og hann er sjálfur ábyrgur fyrir greiðslu orlofs.
 

Orlof innifalið í launum

Samkvæmt niðurlagi 2. mgr. 7. gr. laga nr. 30/1987 um orlof skal skrá sérstaklega á launaseðil við hverja launagreiðslu bæði samtölu áunninna orlofslauna frá upphafi orlofsárs og orlofslaun vegna þess greiðslutímabils. Stundum vill bregða við að laun séu, þrátt fyrir 2.mgr. 7.gr. laganna reiknuð sem hluti heildarlauna án sundurliðunar og greidd út samhliða öðrum launum. Það verklag er ólögmætt og andstætt ákvæðum kjarasamninga. Tilgangur ákvæða laga og kjarasamninga um orlof er sá, að tryggja launafólki hvíld frá störfum og laun á því tímabili til þess að tryggja að sú hvíld sé tekin og hennar notið.  Þetta kemur m.a. skýrt fram í greinargerð með fyrstu orlofslögunum sem gengu í gildi 15.5 1942. Þar segir: „Alþingi [hefur] viðurkennt nauðsyn þess, að vinnandi fólk til sjávar og sveita fái hæfilega hvíld frá störfum vissan tíma í einu með vissu tímabili ……. Óumdeilda þýðingu hefur það, að fólk fái greitt kaup meðan það er í orlofi….“ Ef sá háttur er á hafður við uppgjör launa, að fella orlofslaun inn heildarlaun og greiða þau út samhliða öðrum launum er nauðsynlegt að launamaður bregðist við og beri fram kvörtun innan hæfilegs tíma frá því honum verður þetta ljóst. Sé það ekki gert og séu laun hans umtalsvert hærri en lágmarkslaun er hætt við að orlofskrafan geti þrátt fyrir ákvæði laganna glatast. Sjá HRD 106/2013. Þessi dómur verður hins vegar ekki skilinn öðruvísi en þannig að sé kvörtun borin fram innan hæfilegs tíma þá beri að reikna orlof ofaná umsamin laun, óháð fjárhæð þeirra og óháð því verklagi sem samið hefur verið um og sem andstætt er lögunum.